Balances busca llevar la automatización más allá del cierre anual y convertirla en una herramienta de trabajo cotidiano para el estudio contable con IA.
La semana pasada, durante un webinar del equipo de Balances, se presentaron las nuevas funcionalidades de la plataforma y, sobre todo, un cambio bastante importante en el concepto con el que había nacido la aplicación.
Balances comenzó como una herramienta orientada principalmente a automatizar el proceso de confección de estados contables y su presentación bajo RT 54.
La nueva versión busca ir bastante más allá.
La idea ahora es que la información que el estudio utiliza para confeccionar un balance pueda aprovecharse también durante todo el ejercicio, importar datos, clasificarlos, conciliarlos, controlar cuentas, preparar impuestos y detectar diferencias.
En otras palabras, pasar de una herramienta para hacer balances a una plataforma de procesamiento de información contable.
Un sistema pensado desde el estudio contable
Una de las diferencias del enfoque de Balances es que no intenta reemplazar al sistema de gestión que utiliza la empresa.
El foco está puesto en lo que sucede después: recibir toda esa información, procesarla y convertirla en información contable útil para el estudio.
Esto permite trabajar con datos provenientes de distintas fuentes sin depender de que todos los clientes utilicen el mismo sistema.
Cuatro áreas para organizar el trabajo
La nueva estructura de Balances se organiza alrededor de cuatro grandes áreas:
Datos: concentra la información proveniente de ARCA, bancos, fondos comunes de inversión, archivos y documentación en PDF.
Contabilidad: permite trabajar con mayores, sumas y saldos, planes de cuentas, ajuste por inflación contable e impositivo y la información necesaria para la confección de los estados contables.
Cuentas Corrientes Tributarias: concentra el seguimiento de obligaciones, pagos y créditos fiscales.
Preliquidación de impuestos: apunta a utilizar la información ya procesada para generar papeles de trabajo y avanzar sobre las liquidaciones de IVA y Ganancias.
El cambio de lógica es interesante: un mismo dato se incorpora una vez y luego puede utilizarse en diferentes procesos del estudio.
Automatización de la información de ARCA
Una parte importante de la nueva propuesta está relacionada con la obtención y procesamiento de información proveniente de ARCA.
En lugar de descargar archivos, acomodarlos, importarlos en diferentes sistemas y volver a procesarlos, Balances busca centralizar ese circuito.
También incorpora una Ventanilla Electrónica centralizada, lo que permite gestionar información de distintos contribuyentes desde un mismo entorno.
Para estudios que administran decenas o cientos de CUIT, esta lógica puede reducir bastante una tarea que habitualmente obliga a ingresar contribuyente por contribuyente.
Inteligencia artificial aplicada a tareas contables
Otro de los cambios importantes es la incorporación de inteligencia artificial dentro de los procesos. Pero acá lo interesante no es simplemente agregar un chat. La IA se utiliza para procesar, clasificar y analizar información contable.
Por ejemplo, puede relacionar la actividad de un proveedor con el plan de cuentas y sugerir una imputación contable.
El profesional mantiene el control sobre el criterio utilizado, pero una parte importante del trabajo repetitivo puede quedar automatizada.
Conciliaciones bancarias de alto volumen
Durante la presentación también se mostraron herramientas para trabajar con grandes volúmenes de movimientos bancarios.
Balances puede procesar extractos e identificar transferencias, acreditaciones, retiros y otros movimientos para facilitar su conciliación e imputación.
Esto resulta particularmente útil en empresas que manejan cientos o miles de movimientos mensuales, donde buena parte del tiempo del estudio termina destinado a identificar operaciones antes de poder contabilizarlas.
La plataforma también incorpora controles sobre acreditaciones provenientes de procesadores de pagos, permitiendo comparar la información de las cuponeras con los movimientos efectivamente acreditados en las cuentas bancarias.
Ahí aparece otra idea interesante: no solamente automatizar la contabilización, sino también utilizar los datos para controlar.
Fondos comunes de inversión, planes de pago y VEP
También se incorporaron automatizaciones para operaciones que suelen requerir bastante trabajo manual.
En el caso de los Fondos Comunes de Inversión, el sistema puede procesar movimientos y realizar la valuación utilizando el método FIFO para determinar resultados y generar los asientos correspondientes.
Con los planes de facilidades de pago, puede separar capital e intereses y trabajar con la reclasificación entre deuda corriente y no corriente al cierre.
Son tareas que individualmente pueden no parecer demasiado significativas, pero que multiplicadas por muchos clientes terminan consumiendo una cantidad considerable de horas del estudio.
Consultar la contabilidad utilizando inteligencia artificial
Probablemente una de las novedades más interesantes de la presentación fue la integración mediante MCP (Model Context Protocol) a ChaT GPT o Claude.
La idea es permitir que herramientas de inteligencia artificial puedan interactuar con la información estructurada dentro de Balances.
Esto abre una posibilidad distinta a la utilización habitual de un chatbot.
En lugar de copiar información contable dentro de una conversación para después hacer una consulta, el modelo puede trabajar sobre los datos disponibles en el sistema.
Así, por ejemplo, el contador podría pedir mediante lenguaje natural:
“Mostrame la evolución mensual de ventas.”
“Comparame este gasto con el ejercicio anterior.”
“Generame un gráfico con la evolución de determinada cuenta.”
“Mostrame el mayor de esta cuenta.”
El punto más interesante no es solamente obtener una respuesta más rápido, sino poder consultar información contable utilizando lenguaje natural.
El cliente también entra al circuito
Otro problema habitual de los estudios contables no está en la contabilización sino bastante antes: conseguir la información del cliente.
Balances incorporó un módulo para que el cliente pueda cargar documentación, fotografías de comprobantes, archivos PDF y responder los pedidos de información del estudio.
Además, puede utilizarse un sistema de checklist para visualizar qué documentación fue entregada y qué información continúa pendiente.
Esto permite dejar registro de qué se pidió, qué se recibió y cuándo se recibió.
Para el estudio significa menos seguimiento por WhatsApp, correo electrónico o carpetas dispersas y, al mismo tiempo, una mayor trazabilidad del proceso.
Del cierre anual al trabajo durante todo el año
Quizás este sea el cambio conceptual más importante de la nueva versión. La primera etapa de Balances estaba muy vinculada al proceso de cierre y confección de estados contables. Ahora la plataforma busca intervenir mucho antes.
Si la información se obtiene, clasifica, concilia y controla mensualmente, el balance deja de ser un proceso que comienza cuando termina el ejercicio.
El cierre pasa a ser, en buena medida, la consecuencia del trabajo realizado durante los meses anteriores.
Y eso también puede cambiar la relación entre el contador y la información.
En lugar de recibir datos históricos únicamente para cumplir con una presentación, el estudio puede empezar a utilizarlos mientras todavía sirven para detectar problemas, analizar resultados y tomar decisiones.
Menos procesamiento, más análisis
Hay algo que me parece especialmente interesante detrás de este tipo de herramientas.
Durante años incorporamos tecnología al estudio contable, pero muchas veces lo único que hicimos fue digitalizar tareas que seguían siendo manuales.
Pasamos del papel al Excel, del Excel al sistema y del sistema a distintas plataformas, pero el contador continuó funcionando como intermediario entre sistemas que no se comunicaban entre sí.
Descargar. Exportar. Importar. Clasificar. Conciliar. Controlar. Volver a cargar.
La automatización empieza a ser realmente relevante cuando permite eliminar parte de ese recorrido.
No porque el contador deje de intervenir, sino porque puede concentrar su intervención donde realmente agrega valor: en el criterio, el control, la interpretación y el asesoramiento.
La evolución de Balances va precisamente en esa dirección: que la confección del balance siga siendo una parte central del proceso, pero que la información que lo hace posible pueda utilizarse durante todo el año.
Y quizás ahí esté el cambio más interesante: que el balance deje de ser solamente el final de un proceso y se convierta en una fuente de información para gestionar mejor
Español de Argentina